1. Den Prozess aufnehmen
Wir betrachten Anfragearten, Volumen, Bearbeitungszeiten, Ausnahmen und Zuständigkeiten. Daraus entsteht ein begrenzter Anwendungsfall mit überprüfbaren Anforderungen.
WIRTSCHAFTSINGENIEUR (M. SC.)HAUFE FACHAUTORDEUBNER KI-EXPERTE
Weniger E-Mail-Routine.
Mehr Zeit für Ihre Facharbeit.
Ich entwickle Workflows für wiederkehrende Posteingangs- und Serviceaufgaben: Klare Regeln filtern vor, KI bereitet Antwortentwürfe vor, Ihr Team prüft und gibt frei.
Wenn ähnliche Anfragen immer wieder von Hand bearbeitet werden, beginnt die Entlastung beim Ablauf. Gemeinsam klären wir, welche Schritte sich automatisieren lassen und wo fachliches Urteil gefragt ist. Ihre bestehenden Systeme bleiben die Grundlage.
Unverbindlich kennenlernen. Ihr Prozess bestimmt den Einstieg.
Klare Regeln.
KI-Entwürfe.
Ihre Freigabe.
KI-Entwürfe.
Ihre Freigabe.
Vom Posteingang zur menschlichen Freigabe.
DER ABLAUF / 90 SEKUNDENVon der Anfrage zum prüfbaren Antwortentwurf.Video öffnen
Ein möglicher Anwendungsfall. Ihren Einstieg legen wir gemeinsam fest. Die Freigabe bleibt bei Ihrem Team.
Ihre Expertise bleibt unersetzlich.
Ihre Routinearbeit muss es nicht sein.
DIE AUSGANGSLAGE
01WO SICH EIN GENAUER BLICK LOHNT
Wo geht Zeit verloren,
die Ihr Team anders braucht?
Wiederkehrende Posteingangs- und Serviceaufgaben gibt es in unterschiedlichen Bereichen. Welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen, klären wir an Ihrem konkreten Prozess.
01 / TECHNISCHER SERVICE
Serviceanfragen vorbereiten. Fachlich entscheiden.
Bei Störungsmeldungen und Rückfragen kommen Problembeschreibung, Anlagendaten und Bearbeitungsstand zusammen. Ein abgestimmter Workflow kann fehlende Angaben markieren, vorhandene technische Informationen heranziehen und einen Antwortentwurf vorbereiten. Ihr Serviceteam prüft die vorgeschlagene Antwort im konkreten Fall und gibt sie frei.
02 / KAUFMÄNNISCHE VERWALTUNG / IMMOBILIEN
Wiederkehrende Anliegen geordnet bearbeiten.
Mieter-, Eigentümer- und Geschäftspartneranfragen lassen sich auf wiederkehrende Bearbeitungsschritte untersuchen. Klare Regeln können Zuständigkeiten und benötigte Angaben vorprüfen; KI kann den Inhalt zusammenfassen und Antworten vorbereiten. Sachbearbeitende prüfen den Vorgang und entscheiden über das weitere Vorgehen.
03 / REGULIERTE DIENSTLEISTUNGEN
Administrative Routine entlasten. Freigaben verankern.
Für wiederkehrende organisatorische Anfragen lassen sich Vorfilterung und Entwurfserstellung gezielt prüfen. Zugriffsrechte, zulässige Datenquellen und Freigabeschritte werden vorab festgelegt. Die zuständige Fachperson kontrolliert den Inhalt und verantwortet die Antwort. Fachliche Entscheidungen bleiben bei den dafür qualifizierten Menschen.
02DER ENTSCHEIDENDE UNTERSCHIED
Ein klarer Ablauf
vom Eingang bis zur Freigabe.
Prozessanalyse, feste Regeln und gezielte KI-Unterstützung. Ihr Team entscheidet fachlich.
2. Eindeutige Schritte regelbasiert vorfiltern
Deterministische Vorfilterung bedeutet: Für festgelegte Kriterien gelten feste Regeln. So lassen sich beispielsweise Pflichtangaben prüfen und Zuständigkeiten zuordnen. KI ergänzt den Ablauf dort, wo unstrukturierte Inhalte eingeordnet oder Entwürfe formuliert werden sollen.
3. Antwortentwürfe mit menschlicher Freigabe vorbereiten
Die KI nutzt die vereinbarten Informationsquellen als Kontext und bereitet einen Entwurf vor, etwa direkt in Outlook. Ihr Team prüft, korrigiert und gibt vor dem Versand frei. Dieser Human-in-the-Loop-Ansatz ist Teil des Ablaufs. Unklare oder unvollständige Fälle werden zur manuellen Bearbeitung weitergegeben.
4. An die bestehende IT anschließen
Ihre Fachsysteme bleiben bestehen. Vor der Umsetzung prüfen wir verfügbare Schnittstellen, Berechtigungen und Datenflüsse. Daraus ergibt sich, welche Anbindung sinnvoll und technisch möglich ist.
5. Den Nutzen rechnen und im Pilot messen
Wir vergleichen die bisherige Bearbeitung mit dem unterstützten Ablauf – einschließlich Prüfung, Korrekturen und Ausnahmen. Bewertet werden der tatsächliche Zeitgewinn sowie Einrichtungs-, Betriebs- und Betreuungskosten.
Als erste Rechengrundlage gilt: geeignete Vorgänge pro Monat × gemessene Zeitersparnis je Vorgang = freigesetzte Arbeitszeit. Mit einem vereinbarten internen Stundensatz lässt sich diese Kapazität bewerten. Ob daraus eine zahlungswirksame Ersparnis entsteht, betrachten wir gesondert.
Ein Anwendungsbeispiel aus dem technischen Service.
BEISPIEL INTERAKTIV ANSEHEN02 / SERVICE-PROZESS
Die Fundstelle, die zur Anlage gehört.
Freigegebene Handbücher, Serviceberichte und geeignete CAD- oder Schaltplanexporte abgleichen. Dateiformate und Revisionslogik werden vorher geprüft.
Lokal betreibbar · Rechte abgestimmt
Illustratives Beispiel mit fiktiven Daten. Die Eignung Ihrer Dokumente und der erzielbare Zeitgewinn werden im Test geprüft.
Ihr Datenweg. Betrieb und Zugriffsrechte vorher abstimmen.
Ihre Dokumentation. Datenqualität und Formate vor der Umsetzung prüfen.
Ihre Entscheidung. Fachliche Freigabe bleibt beim Team.
03DIE VERÄNDERUNG IM ALLTAG
Weniger manuelle Vorarbeit.
Mehr Kapazität fürs Wesentliche.
Der angestrebte Unterschied: Wiederkehrende Schritte werden vorbereitet oder automatisiert. Die fachlichen Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team. Aufwand und Wirkung prüfen wir für den gewählten Prozess.
| Arbeitsschritt | Manuelle Vorbereitung | Mit passender Automatisierung |
|---|---|---|
| Anfragen zuordnen | Jede Nachricht einzeln sichten | Eindeutige Zuständigkeiten regelbasiert vorfiltern |
| Angaben prüfen | Fehlende Informationen bei der Bearbeitung entdecken | Pflichtangaben nach festen Kriterien vorprüfen |
| Antwort vorbereiten | Wiederkehrende Antworten neu formulieren | KI-Entwurf auf Basis freigegebener Informationen prüfen |
| Antwort freigeben | Inhalt fachlich bewerten und versenden | Inhalt fachlich bewerten und vor dem Versand freigeben |
Das Ziel ist Entlastung, die sich im Arbeitsalltag zeigt.PRÜFEN. MESSEN. ENTSCHEIDEN.
AHMED MOWAFEKENGINEER / BUILDER
04IHR ANSPRECHPARTNER
Prozessverständnis.
Technische Umsetzung.
Ahmed Mowafek M. Sc.
Ich bin Wirtschaftsingenieur (M. Sc.) und KI-Prozessberater. Meine Arbeit verbindet die Analyse betrieblicher Abläufe mit der Entwicklung von Software und der verständlichen Vermittlung ihrer Anwendung.
Ich habe einen KI-E-Mail-Agenten entwickelt, der Nachrichten einordnet und Antworten zur menschlichen Prüfung vorbereitet. Diese Erfahrung ist die Grundlage meines Ansatzes: den Ablauf verstehen, eindeutige Schritte mit Regeln bearbeiten und KI dort einsetzen, wo sie sinnvoll unterstützt.
Für Haufe habe ich Fachbeiträge verfasst, für Deubner KI-Lerninhalte erstellt. Auf Einladung des Carl Hanser Verlags erarbeite ich ein Fachbuchkonzept zur KI im technischen Service. Im Mittelpunkt stehen nachvollziehbare Abläufe, fachliche Prüfung und ein überprüfbarer Nutzen.
Mit Ihrem Team kläre ich, welcher Prozess sich eignet, wie die Umsetzung in Ihre Arbeitsumgebung passt und was für einen verlässlichen Betrieb erforderlich ist.
ENGINEERINGWirtschaftsingenieurPRAXISIndustrieerfahrung bei ABBWISSENHaufe · Deubner
Lassen Sie uns Ihren Ablauf ansehen 05FRAGEN VOR DEM START
KI im Arbeitsalltag.
Was vor dem Einstieg wichtig ist.
Ihr Anwendungsfall bestimmt den Weg. Diese Antworten zeigen, welche Aufgaben, Daten und Entscheidungen wir gemeinsam betrachten.
Welche Posteingangs- und Serviceaufgaben eignen sich?
Wir betrachten Anfragearten, Volumen, Bearbeitungszeiten, Ausnahmen und Zuständigkeiten. Daraus entsteht ein begrenzter Anwendungsfall mit überprüfbaren Anforderungen. Ob der Workflow entlastet, prüfen wir im Pilot einschließlich Korrekturaufwand.
Welche Aufgaben übernehmen Regeln, welche übernimmt KI?
Deterministische Vorfilterung bedeutet: Für festgelegte Kriterien gelten feste Regeln. So lassen sich beispielsweise Pflichtangaben prüfen und Zuständigkeiten zuordnen. KI ergänzt den Ablauf dort, wo unstrukturierte Inhalte eingeordnet oder Entwürfe formuliert werden sollen.
Wer entscheidet über den Versand?
Die KI nutzt die vereinbarten Informationsquellen als Kontext und bereitet einen Entwurf vor, etwa direkt in Outlook. Ihr Team prüft, korrigiert und gibt vor dem Versand frei. Dieser Human-in-the-Loop-Ansatz ist Teil des Ablaufs. Unklare oder unvollständige Fälle werden zur manuellen Bearbeitung weitergegeben.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?
Ihre Fachsysteme bleiben bestehen. Vor der Umsetzung prüfen wir verfügbare Schnittstellen, Berechtigungen und Datenflüsse. Daraus ergibt sich, welche Anbindung sinnvoll und technisch möglich ist.
Wie wird der wirtschaftliche Nutzen geprüft?
Wir vergleichen die bisherige Bearbeitung mit dem unterstützten Ablauf – einschließlich Prüfung, Korrekturen und Ausnahmen. Bewertet werden der tatsächliche Zeitgewinn sowie Einrichtungs-, Betriebs- und Betreuungskosten.
Wie beginnt die Zusammenarbeit?
In einem ersten Austausch betrachten wir einen wiederkehrenden Ablauf und klären, ob sich eine begrenzte Erprobung lohnt. Beschreiben Sie mir kurz den Ablauf, die beteiligten Systeme und den größten manuellen Arbeitsschritt. Umfang und Kosten der Umsetzung stimmen wir vor einem Auftrag ab.
DAS UNVERBINDLICHE PROZESSGESPRÄCH
Welche wiederkehrende Anfrage würden Sie
gern einfacher bearbeiten?
Beschreiben Sie mir kurz den Ablauf, die beteiligten Systeme und den größten manuellen Arbeitsschritt. Daraus machen wir den Ausgangspunkt für unser Prozessgespräch.
Prozessgespräch buchen (öffnet Cal.com in einem neuen Tab)Kostenlos. Ohne Verpflichtung zu einem Folgeauftrag.
01ABGEGRENZTER PROZESS
- 01Ihren Ablauf verstehen
- 02Potenzial und Grenzen besprechen
- 03Einen sinnvollen Einstieg festlegen
Für das Erstgespräch sind keine Unterlagen oder Systemzugriffe nötig. Vor späterer Datenübergabe stimmen wir Vertraulichkeit und bei Bedarf eine NDA ab.